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Die Angebote im Bereich Beratung umfassen kurzfristige Einsätze zu speziellen Themen bis hin zu langfristigen Engagements für die Optimierung des Einsatzes von Software-Lizenzen.

SAM-Prozesse

Prozesse aus dem Bereich Software Asset Management (SAM) sind eine Voraussetzung für die dauerhafte Kontrolle über die erworbenen Lizenzen und die eingesetzte Software. Die SAM-Prozesse umfassen nicht nur die IT-Organisation, sondern möglicherweise auch die Personalabteilung, den Einkauf, die Buchhaltung, den Betriebsrat den Datenschutzbeauftragten oder die Rechtsabteilung.

Warum ist das so? Software-Lizenzen und die zugehörigen Nutzungsverträge mit den Herstellern sind kompliziert und bedürfen für deren Einhaltung eine sachgerechten Umsetzung in jedem Unternehmen, das kommerzielle Software-Lizenzen verwendet.
Von der strategischen Unternehmensplanung bis hin zur Ausmusterung eines veralteten Laptops sollten die Geschäftsprozesse des Unternehmens mit den lizenzierungsrelevanten Vorgängen gekoppelt sein. Fragen wie „Haben wir die besten Verträge, um das fluktuierende Projektgeschäft abzubilden?“ oder „Welche der bereits gekauften Software-Lizenzen, die dem alten Laptop zugewiesen waren, können für das neue Ersatzgerät wiederverwendet werden?“ sind im Idealfall durch die SAM-Prozesse zu beantworten.

SAM-Prozesse müssen – relativ zu anderen IT-Prozessen – mit mehr Schnittstellen entworfen werden, weil Lizenz-Verwaltung immer eng mit den wertschöpfenden Prozessen verbunden ist. Deswegen sind die eingangs genannten verschiedenen funktionalen Einheiten in der Regel in die SAM-Prozesse eingebunden.
Licentia unterstützt Sie dabei, die für Ihr Unternehmen besten SAM-Prozesse zu entwerfen, in die Praxis umzusetzen und weiter zu optimieren. Wir schöpfen dabei aus einer langen Erfahrung mit vielen IT-Organisationen und erfolgreich umgesetzten Projekten.

Bei unserer SAM-Prozess-Beratung können Elemente aus drei verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen:

(1) Das von Microsoft eingeführte SAM Optimization Model (SOM) beruht auf 10 Kernkompetenzen, die mit den vier Reifegraden „Basis“, „Standardisiert“, „Rationalisiert“ und „Dynamisch“ bewertet werden. Damit können recht zügig Bereiche identifiziert werden in denen Änderungsbedarf besteht und erste Maßnahmen umgesetzt werden.

(2) Die ISO/IEC-Norm 19770-1 stellt auf hohem Abstraktionsniveau allgemeine Prozessbeschreibungen zur Verfügung, die Software Asset Management inklusive des Governancemodells zum Inhalt haben. Mit der Anwendung dieser ISO-Norm erreichen wir eine genormte und international anerkannte Strukturierung der Prozesse.

(3) Die ITIL-Prozesse (ITIL = IT Infrastructure Library) werden von mehr als der Hälfte der deutschen IT-Organisationen angewendet. Damit ergibt sich eine wertvolle praktische Basis für den Aufbau von SAM-Prozessen. Mit Erweiterung und Anpassungen der ITIL-Prozesse wie „Supplier Management“, „Change Management“, „Service Asset and Configuration Management“, „Release and Deployment Management“ und „Request Fulfilment” lässt sich ein praxisnahes Software Asset Management entwickeln.

Licentia setzt für Sie und mit Ihnen die Theorie erfolgreich in die Praxis um. Software Asset Management muss den Anforderungen des Unternehmens folgen und den höchst möglichen Wertbeitrag erzielen.

Audit-Nothilfe

Microsoft oder einer der anderen Softwarehersteller kündigt (etwa einen Monat vor dem ersten Vor-Ort-Termin) ein Audit an und beauftragt eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Überprüfung .

Darf der Hersteller ein Audit durchführen? Die meisten Software-Rahmenverträge enthalten entsprechende Passagen, die eine Überprüfungsoption durch den Hersteller vertraglich fixieren. Dort sind auch weitere Regelungen enthalten, wie zum Beispiel, welcher Vertragspartner die Kosten des Wirtschaftsprüfers übernimmt oder zu welchen Konditionen eine mögliche Nachlizenzierung durchgeführt wird. Antwort: Hat Ihr Unternehmen einen Rahmenvertrag mit einem Softwarehersteller geschlossen, dann existiert in der Regel das Recht des Herstellers auf Selbstauskunft oder ein beauftragtes Audit.

Deswegen sollte Ihr erster Schritt sein, die entsprechenden Verträge detailliert daraufhin zu überprüfen, welche Möglichkeiten der Softwarehersteller gegenüber Ihrem Unternehmen hat.

Der zweite Schritt: Melden Sie sich bitte bei Licentia unter audit@licentia.de und fordern die Unterstützung für ein Audit oder eine Selbstauskunft an. Es gilt in Zusammenhang mit Software-Audits einige wichtige Punkte zu beachten und sich optimal auf das eigentliche Audit durch den Wirtschaftsprüfer vorzubereiten.

Wir klären mit Ihnen unter anderem, ob Lizenzen schnell nachgekauft werden können oder bestimmte Software vorab deinstalliert werden sollte. In der Vorbereitung auf den eigentlichen Termin können erhebliche Verbesserungen erreicht werden, indem die relevanten Unterlagen verfügbar sind und die Dokumentation an den wichtigen Stellen aktualisiert wird.

Der Nachweis der erworbenen Lizenzen ist natürlich der zentrale Punkt auf der Habenseite der Lizenzbilanz. (Lizenzbilanz = Effective License Position = ELP) Wie wird der Erwerb von Lizenzen für FPP- und OEM-Software-Produkte nachgewiesen? (FPP = Full Packed Product / OEM = Original Equipment Manufacturer) Was muss laut der Lizenzverträge bei der Nutzung von Software dokumentiert werden?

Auf der Sollseite der Lizenzbilanz sollte ebenfalls vor dem Audit Klarheit geschaffen werden. Welche Vergünstigungen können zum Beispiel durch Software Assurance in Anspruch genommen werden? Wie gehen wir mit den ausgemusterten PCs und Laptops im Lager um? Wie wird die virtuelle Testumgebung in die Lizenzbilanz eingerechnet?

Erfahrungsgemäß sind die Mitarbeiter der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft recht vertraut mit den vertraglichen und lizenzrechtlichen Bestimmungen. Auch hinsichtlich technischer Fragen ist mit einem professionellen Niveau zu rechnen. Zusätzlich sollte man damit rechnen, dass die Wirtschaftsprüfer im Interesse des Software-Herstellers agieren.

Licentia vertritt vor, während und nach einem Audit zu 100% Ihre Interessen, soweit das gemeinsame Verständnis über grundsätzliche Fragen sachgerecht bleibt.

Lizenzberatung

Eine erfolgreiche Lizenzberatung beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Stellen Sie sich bitte die folgenden Fragen:

  • Werden Terminalserver (Citrix, RDS, …) mit darauf installiertem Office (z.B. Outlook, Excel, PowerPoint, Visio, Project) verwendet?
  • Haben Sie virtualisierte Server (mit z.B. Windows Server 2008R2) in Betrieb?
  • Nutzen Sie virtualisierte Desktopbetriebssysteme (z.B. Windows XP)?
  • Werden Microsoft-Entwicklungswerkzeuge (z.B. Visual Studio) verwendet?
  • Ist „gebrauchte“ Software im Einsatz?
  • Sind Thin-Clients (z.B. von Wyse oder IGEL) in Betrieb?

Sobald eine dieser beispielhaften Fragen mit „Ja“ beantwortet werden kann, wird der Aspekt der vertragsgemäßen Nutzung der Software entscheidend. Denn nicht alles, was technisch zu realisieren ist, wird durch die bestehenden Nutzungsrechte abgedeckt. Oder – umgekehrt – bieten möglicherweise Ihre Verträge mehr Nutzungsmöglichkeiten als bislang angenommen?

Mit der seitens Licentia erbrachten Lizenzberatung können zunächst praktische Fragestellungen, wie die oben angerissenen, in anwendbare Lösungen umgesetzt werden. Wir unterstützen Ihr Unternehmen in der Realisierung von nachhaltigen Lizenzlösungen.

Lizenzberatung: Wichtige Grundlage für jede IT-Strategie

Darüber hinaus bietet Licentia die proaktive Lizenz-Optimierung an. Wie lang sollte – unter gegebenen Umständen – der optimale Investitionszyklus sein? Wann ist für Ihr Unternehmen der beste Zeitpunkt, neue Produkte einzusetzen und mit welchem Software-Rahmenvertrag ist das möglich? Welche zusätzlichen Nutzungsrechte können mit welchem Lizenzmodell kostensparend eingesetzt werden? Wofür geben Softwarehersteller die höchsten Nachlässe und wann bieten sie die günstigsten Promotions an? Diese Fragen sind lediglich eine kleiner Ausschnitt von Themen, die in der proaktiven Lizenzberatung bearbeitet werden.

Schließlich wird die technologieorientierte Lizenzberatung dort zu einem wichtigen Entscheidungsfaktor, wo in einem Unternehmen technische IT-Strategie geplant wird. Wir klären im Rahmen unserer Lizenzberatung, unter welchen Randbedingungen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte zu Gunsten des Unternehmens verwenden können, ohne dass zusätzliche Lizenzen erworben werden müssen. Diese prominente Diskussion um BYOD (BYOD = Bring Your Own Device) macht deutlich, wie leicht einfach erscheinende Situationen erheblichen Einfluss auf die Lizenzsituation haben.

Ein weiterer Fall aus der Praxis der Lizenzberatung: Um Kapazitätsengpässe zu vermeiden, vereinbart eine Firma mit einem Subunternehmer, dass dessen Mitarbeiter auf den Geräten und mit der Software der Firma die nötigen Arbeiten erledigt. Als Teil der Kompensation für die erbrachte Dienstleistung wird vertraglich festgehalten, dass der Subunternehmer in den auftragsärmeren Zeiten die IT-Infrastruktur auch für eigene Zwecke benutzen darf. Ergebnis: Die Firma begibt sich mit diesem Vertrag in die Position eines Service Providers und muss deshalb die seitens des Subunternehmers genutzte Software ein zweites Mal unter einem gesonderten Mietvertrag lizenzieren.

In diesen und anderen Situationen hilft Ihnen Licentia mit professioneller Lizenzberatung, eine langfristige, kostengünstige und risikoarme IT-Strategie zu planen und umzusetzen.

Lizenzverwaltung

Die meisten Lizenzverträge beinhalten Bestimmungen, dass vom Lizenznehmer geeignete Aufzeichnungen und Dokumentationen zu führen sind. Zum Beispiel soll für eine gerätebasierte Lizenzierung die Zuweisung einer Lizenz zu einem bestimmten Gerät dokumentiert werden.

Über diesen Zweck hinaus gibt es noch weitere Elemente, die für eine optimale Lizenzverwaltung unter anderem eine wichtige Rolle spielen:

–          Die Aufnahme der Lizenz-Rahmenverträge mit den zugehörigen Laufzeiten und Bestellungen, ermöglicht die vorteilhafte Nutzung von Vergünstigungen.

–          Laufzeiten von Software Assurance (Wartung) zeigen die Gültigkeit von Updatemöglichkeiten und die fälligen Verlängerungen.

–          Mit der Übersicht über updatefähige Altprodukte können diese als Upgradegrundlage verwendet werden.

–          Update-Pfade (d.h. eine ganze Kette von aufeinander folgenden Updates) können dokumentiert und somit als legale Grundlage von aktuellen Produkten nachgewiesen werden.

–          Zusatzvergünstigungen durch Rahmenverträge oder Software Assurance werden durch eine Lizenzverwaltung erkennbar und nachweisbar.

–          Bei der Verschrottung von Geräten werden zum Teil Lizenzen frei, die neuen Geräten zugewiesen werden können, ohne zusätzliche Lizenzen erwerben zu müssen.

–          Der Nachweis des Erwerbs von Software-Lizenzen wird durch eine durchgängige Lizenzverwaltung erst ermöglicht. Der vollständige Nachweis des Erwerbs ist die notwendige Voraussetzung für die Anerkennung der Lizenz bei externen Überprüfungen und ist allein durch den Kunden zu verantworten.

–          Die Gegenüberstellung der erworbenen Lizenzen mit den installierten Software-Produkten ergibt die Lizenz-Bilanz. Sofern beide Datenbestände aktuell sind, kann regelmäßig eine Lizenz-Bilanz erstellt werden, um Abweichungen festzustellen und nach deren Ausgleich für eine Risikominimierung sorgen.

Licentia bietet seinen Kunden die Unterstützung für den Betrieb einer Lizenzverwaltung an. Das kann die Beratung für die Auswahl eines passenden Systems für die Lizenzverwaltung sein, die regelmäßige Verifizierung der wichtigen Ergebnisreports oder die komplette Übernahme der Lizenzverwaltung auf dem mandantenfähigen Lizenzverwaltungs-System der Licentia.

Eine der zentralen Voraussetzungen für korrekte Ergebnisse aus der Lizenzverwaltung ist die Implementierung der Schnittstellen zu allen relevanten IT-Prozessen (insbesondere die Gruppe der IMACD-Prozesse) und zu allen Einkaufsprozessen, die Software-Lizenzen behandeln.

Dabei steht für die Licentia ganz wesentlich im Vordergrund, dass im Interesse des Kunden eine auf Dauer effektive Verwaltung der Software-Lizenzen etabliert wird.

SAM-Projekt

Die Licentia IT GmbH bietet im Bereich SAM (Software Asset Management) Dienstleistungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg an.

Ein SAM-Projekt kann entweder durch die Aufforderung zur Selbstauskunft seitens eines Software-Herstellers initiiert werden oder ein Unternehmen entschließt sich, die nötigen Schritte zu einer optimierten Lizenz-Verwaltung einzuleiten.

In der Regel besteht ein SAM-Projekt aus den folgenden drei Bereichen, deren Gewichtung in Abstimmung mit unseren Kunden individuell bestimmt wird:

(1) SAM-Baseline (SAM-Bestandsaufnahme) – Über die Rahmenverträge im Bereich Volumenlizenzierung kann Microsoft Selbstauskünfte über die Lizenzsituation anfordern. Der Kunde wird gebeten, ein Deployment Summary oder im Rahmen eines SAM-Projektes eine Lizenz-Bilanz (englisch Effective License Position = ELP) abzugeben. Beim Erstellen dieser Dokumente sind wir an der Seite der Kunden.

(2) SAM Assessment (SAM-Bewertung) – Zu einem SAM-Projekt gehört ebenfalls die Einstufung mit dem SAM Optimierungs Modell (SOM). In zehn Kompetenzbereichen (angelehnt an die ISO Norm 19770-1) wird der Reifegrad der Abläufe bezüglich Lizenzverwaltung in eine von vier möglichen Stufen eingeteilt. SOM ist damit eine Momentaufnahme der aktuellen Leistungsfähigkeit und zeigt die Verbesserungsmöglichkeiten auf. In den Bereichen Kosten und Risikomanagement werden Potentiale aufgezeigt.

(3) SAM Deployment Planning (SAM-Einsatzplanung) – Im dritten Bereich werden Inventurtools, Meteringwerkzeuge, Softwareverteilung und Steuerungsmechanismen auf die Wertschöpfungskette des Kunden abgestimmt und mit erfolgreichen Methoden in die Praxis umgesetzt.

Ein erfolgreiches SAM-Projekt gibt Ihnen zum einen die Sicherheit der vertragsgemäßen Nutzung von Software und des optimalen Einsatzes der verfügbaren Lizenzen. Zum anderen ermöglicht eine Bewertung der internen Abläufe deren Qualitätsverbesserung und daraus wieder eine zielgenauere Verwendung von Software-Lizenzen.

SAM-Projekt: Vom Kick-Off-Workshop bis zum SAM-Zertifikat

Ein SAM-Projekt wird durch einen Kick-Off-Workshop eingeleitet, der den äußeren Rahmen, die Rollen und die Verantwortlichkeiten festlegt. Darauf folgt die Bearbeitung der oben genannten drei Bereiche (SAM-Bestandsaufnahme, SAM-Bewertung und SAM-Einsatzplanung) und die Erstellung der relevanten Ergebnisdokumente. Abgeschlossen wird das SAM-Projekt durch die Übergabe und Vorstellung des SAM-Berichtes. Optional kann ein SAM-Zertifikat angestrebt werden, das durch Microsoft nach erfolgreicher Erfüllung bestimmter Voraussetzungen ausgestellt wird.

Nachdem das SAM-Projekt abgeschlossen ist, kann zusätzlich die Lizenzsituation optimiert sowie der Einstieg in neue Technologien gefunden werden.