SOFTWARE ASSET MANAGEMENT – SAM

I Audit-Nothilfe

Microsoft oder einer der anderen Softwarehersteller kündigt (etwa einen Monat vor dem ersten Vor-Ort-Termin) ein Audit an und beauftragt eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Überprüfung .

Darf der Hersteller ein Audit durchführen? Die meisten Software-Rahmenverträge enthalten entsprechende Passagen, die eine Überprüfungsoption durch den Hersteller vertraglich fixieren. Dort sind auch weitere Regelungen enthalten, wie zum Beispiel, welcher Vertragspartner die Kosten des Wirtschaftsprüfers übernimmt oder zu welchen Konditionen eine mögliche Nachlizenzierung durchgeführt wird. Antwort: Hat Ihr Unternehmen einen Rahmenvertrag mit einem Softwarehersteller geschlossen, dann existiert in der Regel das Recht des Herstellers auf Selbstauskunft oder ein beauftragtes Audit.

Deswegen sollte Ihr erster Schritt sein, die entsprechenden Verträge detailliert daraufhin zu überprüfen, welche Möglichkeiten der Softwarehersteller gegenüber Ihrem Unternehmen hat.

Der zweite Schritt: Melden Sie sich bitte bei Licentia unter audit@licentia.de und fordern die Unterstützung für ein Audit oder eine Selbstauskunft an. Es gilt in Zusammenhang mit Software-Audits einige wichtige Punkte zu beachten und sich optimal auf das eigentliche Audit durch den Wirtschaftsprüfer vorzubereiten.

Wir klären mit Ihnen unter anderem, ob Lizenzen schnell nachgekauft werden können oder bestimmte Software vorab deinstalliert werden sollte. In der Vorbereitung auf den eigentlichen Termin können erhebliche Verbesserungen erreicht werden, indem die relevanten Unterlagen verfügbar sind und die Dokumentation an den wichtigen Stellen aktualisiert wird.

Der Nachweis der erworbenen Lizenzen ist natürlich der zentrale Punkt auf der Habenseite der Lizenzbilanz. (Lizenzbilanz = Effective License Position = ELP) Wie wird der Erwerb von Lizenzen für FPP- und OEM-Software-Produkte nachgewiesen? (FPP = Full Packed Product / OEM = Original Equipment Manufacturer) Was muss laut der Lizenzverträge bei der Nutzung von Software dokumentiert werden?

Auf der Sollseite der Lizenzbilanz sollte ebenfalls vor dem Audit Klarheit geschaffen werden. Welche Vergünstigungen können zum Beispiel durch Software Assurance in Anspruch genommen werden? Wie gehen wir mit den ausgemusterten PCs und Laptops im Lager um? Wie wird die virtuelle Testumgebung in die Lizenzbilanz eingerechnet?

Erfahrungsgemäß sind die Mitarbeiter der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft recht vertraut mit den vertraglichen und lizenzrechtlichen Bestimmungen. Auch hinsichtlich technischer Fragen ist mit einem professionellen Niveau zu rechnen. Zusätzlich sollte man damit rechnen, dass die Wirtschaftsprüfer im Interesse des Software-Herstellers agieren.

Licentia vertritt vor, während und nach einem Audit zu 100% Ihre Interessen, soweit das gemeinsame Verständnis über grundsätzliche Fragen sachgerecht bleibt.


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