SOFTWARE ASSET MANAGEMENT – SAM

I Lizenzverwaltung

Die meisten Lizenzverträge beinhalten Bestimmungen, dass vom Lizenznehmer geeignete Aufzeichnungen und Dokumentationen zu führen sind. Zum Beispiel soll für eine gerätebasierte Lizenzierung die Zuweisung einer Lizenz zu einem bestimmten Gerät dokumentiert werden.

Über diesen Zweck hinaus gibt es noch weitere Elemente, die für eine optimale Lizenzverwaltung unter anderem eine wichtige Rolle spielen:

–          Die Aufnahme der Lizenz-Rahmenverträge mit den zugehörigen Laufzeiten und Bestellungen, ermöglicht die vorteilhafte Nutzung von Vergünstigungen.

–          Laufzeiten von Software Assurance (Wartung) zeigen die Gültigkeit von Updatemöglichkeiten und die fälligen Verlängerungen.

–          Mit der Übersicht über updatefähige Altprodukte können diese als Upgradegrundlage verwendet werden.

–          Update-Pfade (d.h. eine ganze Kette von aufeinander folgenden Updates) können dokumentiert und somit als legale Grundlage von aktuellen Produkten nachgewiesen werden.

–          Zusatzvergünstigungen durch Rahmenverträge oder Software Assurance werden durch eine Lizenzverwaltung erkennbar und nachweisbar.

–          Bei der Verschrottung von Geräten werden zum Teil Lizenzen frei, die neuen Geräten zugewiesen werden können, ohne zusätzliche Lizenzen erwerben zu müssen.

–          Der Nachweis des Erwerbs von Software-Lizenzen wird durch eine durchgängige Lizenzverwaltung erst ermöglicht. Der vollständige Nachweis des Erwerbs ist die notwendige Voraussetzung für die Anerkennung der Lizenz bei externen Überprüfungen und ist allein durch den Kunden zu verantworten.

–          Die Gegenüberstellung der erworbenen Lizenzen mit den installierten Software-Produkten ergibt die Lizenz-Bilanz. Sofern beide Datenbestände aktuell sind, kann regelmäßig eine Lizenz-Bilanz erstellt werden, um Abweichungen festzustellen und nach deren Ausgleich für eine Risikominimierung sorgen.

Licentia bietet seinen Kunden die Unterstützung für den Betrieb einer Lizenzverwaltung an. Das kann die Beratung für die Auswahl eines passenden Systems für die Lizenzverwaltung sein, die regelmäßige Verifizierung der wichtigen Ergebnisreports oder die komplette Übernahme der Lizenzverwaltung auf dem mandantenfähigen Lizenzverwaltungs-System der Licentia.

Eine der zentralen Voraussetzungen für korrekte Ergebnisse aus der Lizenzverwaltung ist die Implementierung der Schnittstellen zu allen relevanten IT-Prozessen (insbesondere die Gruppe der IMACD-Prozesse) und zu allen Einkaufsprozessen, die Software-Lizenzen behandeln.

Dabei steht für die Licentia ganz wesentlich im Vordergrund, dass im Interesse des Kunden eine auf Dauer effektive Verwaltung der Software-Lizenzen etabliert wird.


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